Werkgevers, voorkom dat oude vakantiedagen niet vervallen, waarschuw uw werknemers op tijd!

Heeft u er al aan gedacht om mensen eraan te herinneren dat zij hun ‘oude’, niet genoten vakantiedagen tijdig moeten opnemen? Zo niet, dan is het verstandig om dat alsnog te doen.

Op 1 juli vervallen de wettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd in 2019. Voorwaarde is wel dat werknemers gelegenheid hebben gehad om de dagen op te nemen én zij tijdig zijn gewaarschuwd voor het verval.

Geen vakantie opnemen vanwege corona?

Veel mensen kiezen ervoor om dit voorjaar geen vakantiedagen op te nemen. Een vakantie op je eigen balkon is immers een stuk minder tropisch dan in een hangmat op een zonnig eiland. Maar niet iedereen realiseert zich dat de in 2019 opgebouwde wettelijke vakantiedagen verjaren als deze niet zijn opgenomen vóór 1 juli a.s. Werkgevers doen er goed aan om hun werknemers hier tijdig aan te herinneren, omdat de consequentie anders is dat die dagen niet komen te vervallen. Er kunnen dan stuwmeren aan vakantiedagen ontstaan, terwijl veel bedrijven hun mensen juist extra hard nodig zullen hebben als de coronamaatregelen eindelijk worden opgeheven of versoepeld.

Dit zijn de regels:

Voor zover de vakantieaanvragen nog niet zijn goedgekeurd, staat het werknemers vrij om af te zien van vakantie. Uitgangspunt is immers dat de werknemer zelf bepaalt wanneer hij/zij vakantie wil opnemen en de werkgever dat verzoek moet accepteren, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten.

De keuze om géén vakantiedagen op te nemen, kan er wél toe leiden dat een gedeelte van de ‘oude’ vakantieaanspraken komt te vervallen. Het gaat dan om de zogenaamde ‘wettelijke’ vakantiedagen (dat zijn 20 dagen op fulltimebasis). In de wet is namelijk bepaald dat de wettelijke vakantiedagen vervallen als deze niet zijn opgenomen binnen een halfjaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. De wettelijk opgebouwde vakantiedagen over 2019 vervallen dus per 1 juli 2020. Daar staat geen vergoeding tegenover.

Voor de ‘bovenwettelijke’ vakantiedagen geldt deze regel niet. Bovenwettelijke vakantiedagen zijn alle extra vakantiedagen die in de arbeidsovereenkomst of cao aan werknemer zijn toegekend. De bovenwettelijke vakantiedagen vervallen niet, maar verjaren (pas) na 5 jaar.

Voorwaarde voor het verval van de wettelijke vakantiedagen is dat de werkgever de werknemer in staat moet hebben gesteld om de vakantiedagen op te nemen. Hoewel het opnemen van vakantie in de huidige tijd voor veel mensen een stuk minder aantrekkelijk zal zijn, leiden de coronamaatregelen er in beginsel niet toe dat de werknemer niet in staat is om vakantie op te nemen.

Van belang is verder dat dat het Europese Hof van Justitie in 2018 heeft bepaald dat de werkgever verplicht is om zijn werknemers er tijdig op te wijzen dat niet tijdig opgenomen wettelijke vakantiedagen zullen vervallen. Als de werkgever niet achteraf kan aantonen dat hij zijn werknemers tijdig heeft gewaarschuwd, dan vervallen de vakantiedagen niet.

Wat te doen:

Werkgevers die willen vasthouden aan het verval van de oude wettelijke vakantiedagen (en willen voorkomen dat er vakantiestuwmeren ontstaan), doen er dus goed aan een korte schriftelijke reminder te sturen aan alle werknemers, waarin wordt gewaarschuwd dat ze hun oude vakantieverlof nog vóór 1 juli a.s. moeten opnemen omdat de wettelijke vakantiedagen uit 2019 anders per 1 juli a.s. zullen vervallen. Er gelden geen nadere vereisten voor dit bericht; een informele e-mail volstaat.

Om er zeker van te zijn dat werknemers daadwerkelijk gelegenheid hebben om de dagen nog op te nemen vóór 1 juli a.s., adviseer ik om niet te lang te wachten en bedoeld bericht zo spoedig mogelijk uit te sturen.

Wilt u meer weten?

Indien u na het lezen van deze nieuwsbrief nog vragen heeft, dan kunt u contact opnemen met Klaartje Stalenhoef. Dat kan per e-mail: klaartje@stalenhoefadvocatuur of telefonisch: +31 6 250 326 99.